Регулярно сталкиваясь с задачами по автоматизации процессов оценивания персонала для наших клиентов, мы сделали следующее наблюдение: одни и те же методики оценки в разных организациях нередко интерпретируются по-разному. Добавив к этому отраслевые, управленческие и другие существенные отличия компаний, мы придем к достаточно очевидному выводу: программное решение, автоматизирующее оценку персонала, должно быть чрезвычайно гибким в конфигурировании.

За гибкость, как правило, приходится расплачиваться ростом уровня сложности. А вот этого мы себе позволить не могли. Мы прекрасно понимали, что не сможем упростить работу сотрудников HR (наших непосредственных клиентов), переведя ее в сложную систему. Таким образом, простота стала одной из главных целей, которую мы поставили перед собой, приступая к разработке модуля комплексной оценки персонала в системе Мосо.

В этой статье будет продемонстрирован выработанный нами подход к автоматизации оценки персонала. Надеюсь, вам, дорогие читатели, будет интересно с ним ознакомиться и пройти весь путь комплексного оценивания буквально за пять минут.

Вначале была идея

В центр системы мы поставили анкету оценивания. Этот документ хорошо знаком всем HR-специалистам (да, собственно, и не только им). В традиционном процессе оценки анкеты раздаются респондентам, заполняются, обрабатываются и затем анализируются. Все элементарно, и сложности, действительно, начинаются лишь с увеличением количества людей, вовлеченных в оценку.

От этой закономерности оттолкнулись и мы, продумывая логику функционирования разрабатываемого продукта. Вначале вы создаете анкету оценивания, которую будете использоваться многократно – для оценки разных людей, для проведения очередных периодов оценивания. Единожды вложив личное время в настройку анкеты, вы сможете долго пожинать результаты своего труда. Система будет делать всю рутинную работу за вас.

Компетенции, цели, KPI, что еще?

Создав анкету, нужно наполнить ее тем содержимым, согласно которому респонденты будут выставлять свои оценки. Так вот, комплексность оценки в системе достигается за счет широкого набора составляющих, задействованных в процессе оценивания, которые можно включить в анкету по отдельности или в комплексе друг с другом:

  • оценка компетенций;
  • задание и оценка ключевых показателей эффективности (KPI);
  • постановка и оценка достижения целей;
  • постановка и оценка выполнения задач из плана индивидуального развития;
  • другие вспомогательные элементы (инструкции, комментарии респондентов, вкладываемые файлы,
  • визуализация промежуточных результатов для респондентов и т.п.).

Каждый элемент, подлежащий оценке, имеет свой вес в анкете. Некоторые более важны, а некоторые менее. Этот вес используется при расчете итогового результата.Стоит отметить, что анкета может быть разделена на блоки. Это позволяет сгруппировать элементы анкеты так, как вам нужно. Например, по темам или типам. Распределение по блокам также дает возможность рассчитать результат каждого блока, а по итогам суммирования таких результатов получить общую оценку по всей анкете.

Шкалы оценивания

Прежде, чем анализировать описанные выше элементы анкеты, стоит упомянуть о шкалах оценивания. Вы можете создавать последние в отдельном справочнике системы и многократно использовать с разными элементами анкеты. Шкалы просто и гибко настраиваются и в плане логики работы, и в плане их отображения на экране. Каждая шкала состоит из именованных уровней, для которых указывается вес в баллах и процентах. Отметим, что вся оценка и расчет результатов ведутся системой одновременно и в баллах, и в процентах. Так что, анализируя полученные результаты, вы всегда можете отобразить их в нужном вам в данный момент формате.

Оценка компетенций

Здесь все просто. Вначале вы заполняете справочник компетенций системы, а затем по необходимости добавляете компетенции из справочника в нужные анкеты. Компетенции включают в себя проявления. Вы можете указать, как именно респондент должен оценить компетенцию, – путем оценки каждого из ее проявлений, или путем выбора одного, наиболее подходящего проявления. Используя шкалы оценивания и настройки отображения для компетенции, достаточно просто добиться желаемого результата в оформлении этого элемента анкеты.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

С помощью этого элемента вы можете наладить процесс оценки KPI через форму оценки. Здесь нужно отметить, что далее речь будет идти о ручном вводе показателей KPI респондентами. Если вам нужно решить вопрос с импортом KPI из других систем, тогда ознакомьтесь с возможностями другого модуля Мосо – «Индикаторы».

Показатели эффективности могут быть качественными и количественными. Для качественных показателей респонденту нужно выбрать наиболее подходящий уровень шкалы, а для количественных – ввести фактическое количественное значение, которое будет пересчитано по шкале в баллы и проценты.

Развитием количественных показателей являются вычисляемые показатели. Для них вам необходимо задать арифметическую формулу, в которой можно опираться на другие количественные показатели из этой же анкеты. Полученный результат будет пересчитан по шкале в баллы и проценты. Пример – среднее значение от нескольких других показателей.

Ну и напоследок скажем о показателях эффективности, смысл которых могут задавать сами респонденты. Например, не исключена ситуация, когда руководители могут сами определять, каких показателей должны достичь их подчиненные, и указывать эти показатели в ходе проведения оценки. В таком случае автору анкеты остается задать, являются ли обязательными задание и оценка такого показателя.

Постановка и оценка достижения целей

Основной сценарий по этому элементу следующий. Сотрудник, его руководитель и вышестоящий руководитель согласно заданному процессу формулируют цели сотрудника на очередной период и оценивают достижение целей, поставленных в прошлом периоде.

Соответственно, этот элемент разделен на две секции. В одной идет постановка и согласование будущих целей, а в другой – оценка уровня достижения целей, поставленных ранее. С началом нового периода цели из секции для постановки переходят в секцию для оценки. Как организатор процесса оценки вы не вмешиваетесь в формулировку предмета самих целей, но задаете общие правила: сколько может быть целей, сколько из них обязательных, какую шкалу использовать для оценки уровня их достижения, как проходит процесс согласования и оценки (об этом будем говорить ниже).

Постановка и оценка выполнения задач из плана индивидуального развития

План индивидуального развития (ПИР) в общем случае является контрактом между сотрудником и его руководителем о том, какие обязательства по своему развитию в предстоящем периоде берет на себя сотрудник, и о том, что руководитель по истечению периода должен оценить их выполнение.

ПИР также представляется двумя секциями: одна для согласования и постановки задач на предстоящий период, а вторая – для оценки выполнения задач, поставленных в прошлом периоде. Как и с оценкой целей, организатор оценки не вмешивается в формулировку предмета задач ПИРа, а лишь задает общие правила и заполняет справочник с типом задач для ПИР.

Другие вспомогательные элементы

Даже примитивный процесс оценки, состоящий из одного этапа (или шага, если хотите), может потребовать включения в анкету таких элементов, которые облегчили бы респондентам их задачу. Что уж говорить о сложных реальных процессах, характеризирующихся наличием более десятка этапов и еще большим количеством возможных переходов между ними. Здесь на помощь придут такие элементы:

  • инструкции. Фактически это подсказки для респондентов, которые вы можете подготовить и разместить в любом месте анкеты;
  • комментарии респондентов. Когда люди выполняют какую-то совместную задачу, им нужно как-то общаться друг с другом. Для этого мы создали элемент «Комментарии». Задавая права видимости и редактирования элементов на каждом этапе оценивания, вы обеспечите респондентам возможность спрашивать друг друга и отвечать, аргументировать свои оценки и действия, не нарушая при этом конфиденциальности в случаях, когда, например, вопрос должен быть решен на уровне руководителя и вышестоящего руководителя без участия оцениваемого сотрудника;
  • вкладываемые файлы. Могут иметь широкое поле для применения. Как и в случае с другими элементами, можно задавать, кому и на каком этапе доступны загрузка и скачивание. Например, можно вложить отсканированный и подписанный сотрудником отчет, подтверждающий введенные в анкету значения показателей KPI;
  • визуализация промежуточных результатов. На самом деле каждый из элементов анкеты, которые можно оценивать, сам отображает свои результаты оценки в анкете для респондентов. Например, руководитель таким образом может увидеть, как сотрудник оценивал сам себя. Конечно же, вы сами определяете, кто и что может видеть. При этом мы не раз сталкивались с потребностью выводить в анкете и промежуточные итоговые результаты за блок или всю анкету. Для решения этой задачи, собственно, и предусмотрен данный элемент.

Процесс оценивания: этапы и переходы

Наполнив анкету элементами, мы переходим ко второму шагу ее подготовки – определению процесса оценивания. Как и любой бизнес-процесс, он должен иметь:

  • этапы (или, другими словами, «шаги»). Причем один из шагов всегда является начальным. В него анкета переходит в момент начала очередного периода оценки. А некоторый другой шаг (или несколько) является конечным. Если анкета человека в текущем периоде оценки попала на такой шаг, она на нем останется уже навсегда. Для наглядности и простоты рекомендуется создавать только один конечный шаг и при этом называть его «Оценка завершена»;
  • переходы. По ним анкета передвигается между этапами. Анкета переходит по переходу, когда респондент с указанной ролью выполняет в анкете указанное действие. Например, на этапе «Оценка руководителем» респондент-руководитель нажимает на кнопку «Подписать» и анкета переходит на этап «Оценка вышестоящим руководителем»;
  • допустимые действия для респондентов на каждом этапе. По сути, это просто кнопки, которые респондент может нажать в анкете на текущем этапе, чтобы перевести ее на тот или иной следующий этап согласно схеме, заданной организатором процесса оценки. Вы сами можете добавлять кнопки с любыми названиями и с любым назначением.

Важно помнить, что в ходе оценки анкеты разных оцениваемых могут находиться на разных этапах построенного организатором процесса в зависимости от решений респондентов. В этот период времени нужно будет контролировать, сколько и где анкет «застряло», а также принимать меры по их продвижению вперед, к конечному состоянию. Но об этом позже.

Конечно, для более сложных процессов, когда одного человека могут оценивать сразу несколько коллег или подчиненных, процесс настройки становится немного сложнее, но в целом его простота и наглядность остаются неизменными.

Оцениваемые люди

Теперь наша анкета наполнена содержанием согласно процессу оценивания. Необходимо задуматься об оцениваемых людях. Вы можете выбрать оцениваемых людей персонально или сделать назначение сразу группе, выбрав ее по должности и подразделению.

Респонденты

Оцениваемого человека оценивают респонденты. Это люди из его профессионального окружения: руководители, подчиненные, коллеги, вышестоящие руководители. Отдельно выделим самооценку (когда респондентом в отношении самого себя выступает сам оцениваемый) и оценку экспертом (когда респондентом является сотрудник, обладающий неким комплексом знаний, позволяющим ему оценивать оцениваемого человека, например HR-менеджер). Вы можете задать для своей анкеты те роли респондентов, которые планируете задействовать в оценке, а также вес оценок таких ролей. По сути, речь идет о выборе конфигурации оценки – «360», «180» и др.

Определившись с ролями, переходим к назначению на них конкретных людей. Каждый оцениваемый должен получить своих респондентов. Здесь система предоставляет удобный пошаговый мастер для автоматического назначения респондентов. Он сам обходит организационную структуру компании и назначает респондентов из ее кадровой системы. Остается только проверить полноту и качество выполненного назначения с помощью специального отчета и фильтров. Если же что-то организатора оценивания не устраивает, он в любой момент проведения оценки может заменить, удалить или добавить любого из респондентов вручную. Комбинировать автоматическое и ручное назначение респондентов можно как угодно.

Уведомления

Здесь все очевидно. Вы сами решаете, кто, когда и какое уведомление должен получить. Достаточно настроить текст уведомления, используя такие параметры подстановки, как имя оцениваемого, название анкеты, даты текущего периода и многие другие. Затем уже система будет отслеживать текущую ситуацию и отправлять нужные уведомления по электронной почте. Добавим, что настройку уведомлений можно сделать и на уровне всей системы для использования по умолчанию.

Периоды оценки

Как уже отмечалось в начале статьи, анкета может прослужить вам не один период оценки. Вы задаете даты начала и завершения будущих периодов. В каждом периоде для каждого оцениваемого человека будет запущен свой индивидуальный процесс оценки, который система проведет согласно указаниям организатора. Соответственно собранные по оцениваемому результаты будут собраны и доступны для обработки в разрезе этих периодов. Для удобства вы можете задавать общие периоды оценки в рамках всей организации, используя указанные временные рамки в любых анкетах.

Контроль прохождения оценки

Итак, раз мы дошли до этого шага, значит, наша анкета уже полностью готова. Остается только установить статус ее активности и дождаться начала очередного периода оценки. Далее респонденты получат уведомления о начале оценки со ссылкой на анкету. Постепенно сотрудники начнут заполнять и отправлять анкеты, продвигая их по построенной вами схеме процесса. Так вот на этом этапе организатор оценки сталкивается со следующими сложностями:

  • некоторые респонденты не спешат заполнять и отправлять формы;
  • некоторые респонденты не могут оценивать людей, которых им предлагают оценить (например, новый руководитель ничего не знает о старых сотрудниках отдела, в который он пришел, или руководитель, автоматически назначенный согласно штатному расписанию, по факту не управляет данным сотрудником);
  • некоторые респонденты физически не могут выполнить оценку в данном периоде (например, по причине нахождения в декретном отпуске).

Во-первых, система позволит вам легко найти все подобные проблемные моменты с помощью отчета о прогрессе анкеты в отношении прохождения по этапам оценивания. Во-вторых, опять-таки система предоставит вам следующие средства для разрешения проблем: возможность отправить напоминание проблемным респондентам или заменить респондентов. Кстати, информация о любых манипуляциях над респондентами попадает в журнал истории на случай, если в будущем придется разбираться в произведенных изменениях. В итоге на этапе контроля вы должны обеспечить продвижение анкет по всем оцениваемым до конечного этапа оценки (поверьте, это самое сложное во всем процессе оценки).

Анализ результатов

С момента получения первых результатов от респондентов система сразу же начинает их публикацию на отдельной закладке в форме управления анкетой. В первую очередь, отображается рейтинг всех оцениваемых сотрудников – от получивших наибольшую оценку к получившим наименьшую. Конечно, вы можете сортировать его как угодно, при необходимости фильтровать по должностям, подразделениям и другим параметрам, отображать результаты в баллах, процентах или даже одновременно и экспортировать полученные результаты в Excel. Далее, очевидно, вы захотите узнать детали по некоторым сотрудникам. Выбрав их в рейтинге, вы можете получить всю необходимую информацию. Система позволяет детализировать итоговую оценку сотрудника вначале в разрезе респондентов, а потом в разрезе оцениваемых элементов, и наоборот. В общем, суть всех полей в отчете ожидаема и понятна, а легкость работы с ним стимулирует анализировать результаты все дальше и дальше. Добавьте к этому и анимированные графики под табличными данными, которые работают и на планшетах (как и остальной функционал системы). В общем, работа на этом шаге станет своего рода вознаграждением за все предыдущие усилия.

Да, и еще один момент. Вы как организатор оценки (а также оцениваемые и респонденты) может сохранить анкету на любом из доступных этапов вместе с отображаемыми промежуточными или финальными результатами в формате PDF. Бывает, нужно распечатать ее для личной встречи руководителя и подчиненного, предусмотренной процессом, или просто выслать руководителю в качестве отчета или справки.

И напоследок, вы можете строить сводные рейтинги, объединяя в одном отчете данные, собранные из абсолютно разных анкет.

Резюме

Простота, очевидность и гибкость – все это мы старались воплотить в модуле комплексной оценки персонала системы Мосо. Наше решение позволит вам поверить, что в ваших силах провести сложную оценку в сжатые сроки, и обеспечит возможность воспользоваться результатами оценивания всем вовлеченным в процесс сотрудникам. Советуем попробовать – мы уверены, что работа с Мосо вам понравится.